Acción Contra el Hambre

Placé sous la supervision directe du Responsable Approvisionnement Mission, le chargé Approvisionnement, aura à exécuter les tâches suivantes :

Objectif 1 : Prendre en charge le traitement des commandes locales après validation du Responsable Approvisionnement :

• Organise les achats selon les priorités et travailles à exécuter dans les délais
• Suivi dès LA de la part des projets
• Détermine avec le Responsable Approvisionnement les articles prioritaires, les procédures a appliquées et les fournisseurs puis procède au traitement nécessaire
• Sollicite l’appui de son responsable hiérarchique en cas d’interrogations sur le matériel technique (mécanique, EHA, kits, biomédical)
• Etablit sa demande d’avance en fonctions des prix unitaires et des quantités pour les articles figurants sur le bon de commande et la soumet à son superviseur pour validation puis au responsable administratif et financier
• Après validation retire auprès du comptable ou du caissier le montant pour effectuer les petits achats en respectant la procédure d’achat
• Partage les mises à jour aux programmes demandeurs
• Fait des analyses et proposes des solutions aux difficultés.

Objectif 2 : Effectue les cotations et assure le suivi des prix du marché :

En fonction du tableau d’engagement des dépenses : 

• Travaille avec le responsable Appro pour mettre en place des fournisseurs préqualifies afin de consulter selon les besoins 
• Lorsqu’une cotation est demandée, sollicite les fournisseurs identifiés dans la liste des fournisseurs validés par le comité d’achat.
• Effectue une mise à jour des prix/qualité (trimestriellement), les compile et les archives,

• Recommande les achats au meilleur rapport qualité/prix au Responsable Approvisionnement.
• Etablis des relations avec les charges Appro d’autres organisations afin d’avoir des bases de fournisseurs élargies.
• Lead les dépouillements moins complexes

Objectif 3 : Assure les achats locaux :

• Négocie systématiquement les prix et prestations et s’enquière des conditions de paiement
• Demande systématiquement les factures ou reçus et bon de livraison sans retard pour tout achat
• Vérifie si les reçus/factures sont correctement remplis, selon les recommandations du département financier
• Demande au fournisseur, si possible, d’emballer les marchandises de façon professionnelle, prêtes à être envoyées
• Demande au fournisseur d’être livré lors d’achats importants ou groupés
• Gere les relations fournisseurs pour les procédures d’achat sous sa responsabilité
• Compile les factures et les fait viser par les Responsables concernés
• Compile la fiche de suivi des avances, la fait valider par le superviseur avant d’aller la remettre, ainsi que les factures visées, au comptable ou du caissier pour justification.

Objectif 4 : Contribue au maintien et au développement d’un réseau professionnel :

• Participe aux réunions hors du bureau en lien avec le service Appro au besoin
• Participe à la mise à jour de la liste des fournisseurs et de la liste des prix avec le Responsable Approvisionnement, l’informe de tout changement
• Participe à l’établissement d’un réseau ; maintien de bonnes relations professionnelles avec ses différents interlocuteurs en respectant l’éthique de l’association quant aux pratiques en usage dans le pays.

Objectif 5 : Suit des commandes et livraisons :

• Fait extraction du suivi des achats dans Link et partages avec les programmes demandeurs
• Rend compte de l’état d’avancement des achats au superviseur hiérarchique (ce qui reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose un problème ou retard)
• Assure le suivi des reliquats en fonction des délais et des quantités disponibles sur le marché
• Vérifie l’état physique de la commande à son arrivée (lors des livraisons fournisseur), compare avec la feuille de commande pour les quantités, vérifie la qualité des articles, et prend les mesures nécessaires en cas de non-conformité
• Délivre les marchandises au demandeur/Logisticien de base, après vérification (selon le bon de commande) de la qualité et des quantités
• Formalise la livraison de la marchandise au demandeur
• Archive la documentation du dossier d’achat lié à la livraison.

Objectif 6: Expéditions-Livraison-Stockage

• Réceptionner l’ensemble des marchandises transitant par Bamako 
• Vérifier la qualité/la quantité des marchandises
• Assurer les chargements des merchandises
• Etablir le contrat de transport
• Remplir les bons de livraison 
• Assurer le bon acheminement des marchandises vers leur base de destination dans le respect des délais et des procédures
• Assurer les retours des BL après réception du destinataire
• Archiver le BL conformément au Kitlog
• Identifier les transporteurs à Bamako pour l’acheminement des biens vers les bases ACF au Mali
• Gérer le stock transit à Bamako avant livraison aux Base
• Gérer le stockage de Bamako avec le Suivi de Stock, Fiche de Stock,…

Objective 7: Reporting

• Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité : SA, liste de prix, suivi des contrats et Accord cadres via Link
• Partager avec le responsable appro tout blocage qui pourrait ralentir la procédure d’achat
• Participer à des réunions hebdomadaires avec l’équipe logistique pour partager l’état d’avancement des procédures d’achats
• Travailler en étroite collaborateur avec les départements et les bases pour assurer une bonne communication

Objectif 8 : Gestion des ressources humaines : 

• Supervise les acheteurs , stagaires ,  journaliers pour ses activités après validation du besoin par le Responsable  Approvisionnement
• Evaluations des staffs sous sa responsabilité
• Plan de formation et participe à la gestion de carrieres des staffs sous sa responsabilité

Formation :

Niveau Bac +3 ou équivalent en logistique

Connaissances techniques spécifiques :

Maitrise des techniques d’achat, d’analyse et de négociation de contrats, transport

Bonne connaissance du secteur humanitaire et de la logistique

Expérience (années):

Expérience de 3 ans minimum dans une fonction similaire avec ACF

Connaissances du secteur humanitaire :

Oui

Connaissances de l’organisation:

Ce serait un plus

Langues:

Français, Anglais est un plus

Systèmes d’information :

Parfaite maitrise du pack office ; connaissance du Link : Logiciel Appro d’ACF est un plus.

Mobilité (national/ international)

Poste National basé à Bamako