Objectif 1. Mettre en œuvre les activités du projet en lien avec la sécurité alimentaire en coordination avec les acteurs internes et externes, et selon une démarche de qualité - Préciser les modalités techniques, méthodologiques (descriptif des activités, fiche de mise en œuvre) et financières de mise en œuvre du projet, en correspondance avec le document de projet, la mission et les principes d´intervention d’ACF et ce, en collaboration et coordination étroite avec le Chef de base et le Coordinateur Humanitaire
- S´assurer et s’engager sur la qualité de la mise en œuvre des activités du projet
- Utiliser et contribuer au développement des/les outils méthodologiques et la documentation nécessaire à la bonne implémentation des actions (études et diagnostic, outils de planification, matériel de formation, documents techniques, rapports de bilan et de capitalisation …)
- Elaborer une planification rigoureuse des activités du projet et s’assurer que la mise en œuvre des activités respecte strictement cette planification ; respecter les délais
- Mettre en œuvre les activités d’assistance à travers des transferts monétaires inconditionnel
- Informer et organiser les bénéficiaires sur le système et le processus de transfert (sensibilisations/animations et formation sur les thématiques du programme, périodicité des transferts, montant des transferts, utilisations des transferts etc.) et réaliser les préparatifs pour la distribution
- Rapporter régulièrement sur l´état d´avancement du projet, signaler tout problème dans la mise en œuvre et proposer des solutions
- Se coordonner très étroitement avec les autres départements, Nutrition, Eau, Hygiène et Assainissement, MEAL, parties prenantes du projet ; se coordonner avec les départements supports, Logistique, Administration/Finance, Ressources Humaines
- Compiler les données hebdomadaires et mensuelles et Assurer la rédaction de rapports de qualité dans le cadre des contrats bailleurs et des documents de gestion des projets dans les formats d’ACF (rapport mensuel, compte rendu de réunion, rapport de veille, rapport d’activités et de capitalisation) transmettre les rapports dans les délais prévus au Chef de base
- Assurer une bonne coordination avec les autres projets exécutés par ACF et les autres intervenants dans la zone
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Objectif 2 : Encadrer, gérer et assurer le renforcement de capacités de l’équipe (Assistants, Superviseurs, animateurs) - Briefer les équipes sur leur JD et veiller au respect par son équipe
- Organiser et piloter les réunions d’équipe, et faire des points individuels réguliers et exceptionnels au cas par cas ; Organiser des briefings et debriefings quotidiens avec les équipes pour organiser le travail ou faire le CR de mission, et en rendre compte au CDP et au Coordo Humanitaire
- Organiser le travail de l’équipe : optimiser la répartition des tâches selon le potentiel des membres de l’équipe; Elaborer avec l’équipe les plannings et les gérer, assurer la répartition et la coordination du travail
- Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
- Réaliser un diagnostic des besoins de renforcement de son équipe et organiser des formations, en fonction de ses domaines de compétences ; Définir le contenu des formations techniques et former l’équipe sur les approches et concepts clés de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence ou organiser les formations avec les collaborateurs internes (RP, coordination, siège, etc.) ou externes (services techniques, workshops des partenaires locaux, etc.)
- Apporter un appui technique et méthodologique aux questions quotidiennes des membres de l’équipe d’ordre intérieur, Apporter un support aux équipes sur la planification, l’organisation et la coordination du travail
- Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe et faire un suivi de ces entretiens en collaboration avec le Responsable RH sur la base
- S’assurer du respect par son équipe de la charte d’ACF et être intransigeant sur le respect du Code de conduite ; rapporter au chargé de plaintes et de remontée d’information tout manquement au Code
- Gérer des difficultés d’équipe en s’appuyant sur ses assistants et suivant les cas, gérer le problème avec le Responsable RH sur la base
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Objectif 3 : Assurer la mise en œuvre, le suivi et le Reporting des activités - De la mise en œuvre du/des programme(s) en adéquation avec le cadre logique de l’intervention, le budget, les procédures logistiques et administratives ACF
- De la qualité des programmes mis en œuvre en conformité avec les standards techniques et de gestion de projet d’ACF
- De connaître parfaitement son/ses projet(s), les enjeux, le cadre logique et les indicateurs, en disposant d’un exemplaire imprimé des documents contractuels bailleurs, et de partager l’information avec ses équipes
- De l’identification des contraintes techniques/ logistiques liées à la mise en œuvre de ses projets
- De la proposition de solutions techniques innovantes pour répondre à ses contraintes
- Du suivi de ses programmes, à travers les outils de suivi interne APR, sa présence régulière sur le terrain, un chronogramme mis à jour, l’analyse mensuelle du suivi budgétaire
- De la visibilité bailleur et ACF sur les sites de son projet
- De l’écriture dans les délais des parties le concernant dans les rapports externes et internes à soumettre en lien avec les projets
- De l’identification et de la mise en œuvre des mesures de sureté pour les équipes et les populations (site de chantier, site de travaux communautaires …)
- Assurer la gestion de la sécurité des équipes sous sa supervision
- D’assurer la communication auprès des autorités locales et des bénéficiaires, identifier et organiser les sites de distribution, et définir le mode opératoire de chaque distribution / intervention
- De planifier, organiser et superviser les distributions de NFIs / intervention Wash ou une assistance alimentaire en collaboration avec le Coordo EAH et Sécurité alimentaire si besoin, et produire des rapports de distribution/intervention à l’attention du Coordinateur Humanitaire
- De planifier et organiser avec le département MEAL des enquêtes PDM après chaque distribution / intervention: échantillonnage, formation des équipes, supervision de la collecte de données, et écriture du rapport
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Objectif 4: Participer à la gestion administrative, financière, logistique des activités, en toute transparence
- Préparer les budgets ainsi que des plans prévisionnels mensuels de trésorerie
- Faire le suivi systématique du budget du projet, identifier les problèmes liés à son exécution et prendre les mesures correctives pour y pallier
- Participer à la gestion administrative des agents ACF du projet sous sa responsabilité (contrat, planning, congés…)
- Planifier et organiser avec le département logistique toutes les sorties et activités de terrain, en lien avec le responsable programme et le Chef de Base
- Préparer la commande de besoins mensuels avec le département logistique et assurer le suivi des achats
- Mettre en place un plan d’archivage et s’assurer son maintien à toujours tout le long du projet
- Assurer le respect des règles de sécurité par son équipe et remonter toute information liée à la sécurité au Chef de base au Responsable Programme et/ou au Chargé Sécu de la base
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Objectif 5. Assurer la coordination et la représentation du projet - Participer activement aux différentes réunions de concertation mise en place dans le cadre de l’implémentation du projet
- Participer au développement d’un réseau de collaboration avec les opérateurs locaux et les institutions gouvernementales sur la base d’une approche de représentation, de négociation et de renforcement des capacités
- Elaborer les protocoles de collaboration technique et financière, en lien avec le Coordo Humanitaire, le Responsable Programme et la coordination technique SAME ; Participer activement au suivi et au respect de ces protocoles de collaboration avec les Services Techniques et Sociaux, et des éventuels contrats de prestation contractés avec les partenaires privés dans le cadre du projet
- Participer aux rencontres et réunions de clusters sectoriels et autres groupes thématiques, ainsi qu’à toute autre réunion avec les différents partenaires et opérateurs locaux dans le domaine de la sécurité alimentaire ; être conscient de son rôle de représentation dans toutes les plateformes et fora de discussion et l’assurer de manière responsable et engagé
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