Atraer los mejores perfiles y tenerlos disponibles cuando sea necesario, crear un equipo motivado y capaz, que impulse al proyecto para conseguir sus objetivos, retener y fidelizar a las personas con talento y comprometidas con la organización en el desarrollo del proyecto "Acceso a servicios públicos de agua, saneamiento y residuos sólidos urbanos sostenibles en el lago Petén Itzá” – Acción de España en la TEI Petén. El puesto de Oficial de Recursos Humanos y Gestión del Conocimiento, tiene como objetivo apoyar a la Responsable de Auditorias, Cumplimiento y Archivo de la misión en la gestión de cumplimiento, auditorias y archivo, asegurando un efectivo seguimiento en el cumplimiento de la normativa, revisar y controlar la aplicación de los procedimientos y políticas internas y de los donantes sobre la implementación de los contratos, junto con el equipo de Producción de la Misión, bajo el enfoque de cumplimiento, minimización de riesgos y optimizar el archivo físico y digital.
Objetivo 1: Gestión de los procesos de reclutamiento y atracción de nuevo talento para la base de Petén.
Tareas:
- Revisión de las solicitudes de puesto y verificación de las descripciones de puestos al inicio del proceso de Reclutamiento para asegurarse de que estén estandarizadas y cumplan con los requisitos. (Validada por Responsable de Recursos Humanos).
- Apoyar el cumplimiento de los procedimientos de reclutamiento estándar y de mejores prácticas, garantizando la transparencia y cumplimiento de la política de selección.
- Recopilar los Curriculum del sistema PADS para realizar la preselección e identificación de candidaturas que pasan a la fase de pruebas técnicas. (Descarga del sistema).
- Realizar convocatorias mediante correo electrónico a las personas postulantes preseleccionadas.
- Realizar pruebas técnicas a personas postulantes preidentificados en coordinación con la Responsable de Recursos Humanos.
- Llevar a cabo la verificación de referencias laborales cumpliendo el proceso establecido.
- Realizar el consolidado de los candidatos finalistas para su contratación.
Objetivo 2: Gestión de nóminas y todo lo relacionado con el pago del staff en colaboración con el Dpto. Admin-Fin, bajo la supervisión de la Responsable de Recursos humanos.
Tareas
- Elaboración mensual de la Nominas de salario,
- Elaboración de nóminas de anticipo, extraordinarias y de cierre de Proyectos
- Verificación del Cálculo de retención del ISR laboral mensual con validación por Contabilidad.
- Elaboración de planilla para el pago del aguinaldo y bono 14.
- Elaboración de finiquitos del personal.
- Gestionar la apertura de cuenta bancaria para el personal de nuevo ingreso.
- Recopilar boletas de salario firmadas e integración de documentación de soporte de nóminas del personal, incluida la carga la documentación de soporte de salarios en carpeta de RRHH Mensual y/o en Digital archive.
Objetivo 3: Apoyo en la gestión de información y documentación de soporte relacionada con el personal de la base.
Tareas:
- Elaboración de contratos laborales, adendas.
- Control de Vacaciones, Kardex de Vacaciones y compensación por días laborados en horario no laboral de todo el personalde la misión de su base.
- Elaborar los expedientes del personal. (Actualización constante) en People Ads y expedientes en Físico.
- Preparación de la documentación administrativa relacionados los expedientes de personal en digital y físico, incluidas las políticas de la organización. (Carpetas de staff nacional y expatriado).
- Carga de documentos escaneados o digitales de personal al Sistema HRIS PADS y al canal de Digital documentos RH.
- Atención al staff de la misión en el registro de formularios de seguro accidentes y colectivo de vida local y póliza global de ACF.
- Seguimiento a vacaciones, solicitudes de permisos y otros beneficios para personal nacional, expatriado y voluntario. (control y Kardex)
- Apoyar en la emisión de certificados o constancias requeridas por el personal, y otras correspondencias administrativas requeridas.
- Apoyar en la atención a la solicitud de accesos a las plataformas utilizadas en la organización acorde al puesto a desempeñar.
- Seguimiento de control de entrega de Timesheets del staff generadas desde Agresso por administración.
- Apoyar en la recopilación de documentación requerida controles preventivos de Recursos Humano y participación en auditorias en relación con la documentación del personal.
Objetivo 4: Gestión del conocimiento
Tareas:
- Revisar constantemente que las actividades del proyecto cumplan con el marco regulatorio establecido por la UE, FCAS y la AECID, asegurando la correcta aplicación de normas y procedimientos.
- Mantener actualizados los registros de cumplimiento y documentación requerida en relación con el ROP y el POA, asegurando la trazabilidad de las actividades y el uso de fondos.
- Monitorizar el avance de los objetivos del proyecto en función de los indicadores establecidos en el POA, identificando desviaciones y proponiendo acciones correctivas.
- Brindar asesoría y formación a los equipos de trabajo sobre la correcta aplicación del ROP y POA, fomentando buenas prácticas de gestión y transparencia.
- Facilitar la comunicación entre la oficina de gestión local de la AECID en Guatemala, los equipos de ejecución del proyecto y las entidades financiadoras, garantizando una implementación eficiente y alineada con los requisitos del proyecto.
- Ofrecer orientación a los equipos de ejecución sobre procesos de auditoría, no objeción y cumplimiento, promoviendo mejores prácticas en la administración de fondos.
Objetivo 5: Auditorías
Tareas:
- Comprender y aplicar el procedimiento interno de gestión documental para la integración y consolidación de archivo del proyecto.
- Seguimiento de la correcta implementación del procedimiento de archivo en la base.
- Mantener el adecuado control mensual del archivo del proyecto y cuando se consolide.
- Participar en la definición y seguimiento de planes de archivo
- Elaborar y presentar solicitudes de no objeción para la aprobación de gastos y actividades del proyecto, asegurando que cumplan con los requisitos establecidos
- Monitorear el estado de las solicitudes enviadas a la oficina de gestión local de AECID Guatemala, asegurando una respuesta oportuna y resolviendo posibles observaciones
- Establecer procedimientos para prevenir riesgos de incumplimiento en la ejecución del proyecto, garantizando transparencia en el manejo de fondos.
- Facilitar la comunicación con auditores y garantizar la disponibilidad de documentación relevante Gestión entre los departamentos para dar respuesta a estos requerimientos.
- Dar seguimiento al inicio, desarrollo y finalización de las auditorias anuales y final del proyecto.
- Cerciorarse que todo el requerimiento quede completo al inicio de la auditoria según lo normado por el donante.
- Velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos, financieros, de contratación, etc.
- Ser el punto focal sobre normativa del donante en todo lo relativo a informes financieros
Formación:
- Graduado de Administración de empresas, Auditoría, con estudios en Recursos Humanos.
Conocimientos técnicos específicos:
- Conocimientos en legislación laboral, tributaria, contable y en seguridad ocupacional.
- Conocimientos en gestión de RRHH y talento humano.
- Conocimiento en normativa, características y requisitos de Donantes y/o agencias de cooperación.
- Experiencia en gestión de archivo,
- Conocimiento en gestión de compras y conocimientos informáticos.
- Aplicación de control interno para detectar insuficiencias a la justificación
- Elevada capacidad de organización y planificación.
- Ser capaz de trabajar por objetivos con una elevada autonomía responsable y metódico.
Experiencia previa:
- Experiencia mínima de 2 años en trabajo administrativo y de Recursos Humanos.
- Deseable experiencia previa en el área de RRHH de una ONG nacional o internacional
- Experiencia deseable de mínimo 1 año en organizaciones no lucrativas internacionales con enfoque en contratos de financiación, convenios de cooperación con donantes y contrapartes locales e internacionales.
- Experiencia demostrada mínimo de 2 años en la gestión documental y archivo en empresas u organismos del sector público o privado.
Conocimiento del sector humanitario:
- Conocimiento, compromiso y respeto de los Principios Humanitarios.
- Compromiso con la sostenibilidad y gobernanza participativa en la gestión de los servicios públicos.
- Valorada la experiencia en el sector de la cooperación, en ONGs humanitarias o de desarrollo.
- Compromiso con la sostenibilidad y gobernanza participativa en la gestión de los servicios públicos.
- Compromiso con la sostenibilidad y gobernanza participativa en la gestión de los servicios públicos.
Conocimiento de Acción contra el Hambre: Valorable conocimiento de la organización y sus ejes de acción
Idiomas: Español: indispensable
Ofimática y sistemas
- Dominio de herramientas de ofimática (Office); imprescindible
- Específicos: manejo avanzado de Excel.
- Conocimiento de herramientas TIC.
- Uso de bases de datos
Movilidad (nacional/ internacional):
- Movilidad requerida a nivel local, eventualmente en otras bases a nivel nacional según sea requerido
Compromiso con la Igualdad de Género:
- Requerido experiencia y formación previa en temas relacionados con la promoción de la igualdad de género u compromiso personal con la igualdad de género.
Gestión de sistema de PQR:
- Conocimiento, apropiación y rigurosidad en la Política, antisoborno, corrupción y abuso de poder.
Contrato a plazo fijo
Prestaciones de ley
Ambiente agradable
Capacitaciones acorde al puesto
La oportunidad de pertenecer a una organización con trayectoria internacional/nacional.
NOTA IMPORTANTE: Para postular deberá adjuntar su Cv. y Carta de interés con pretensión salarial, antecedentes penales y policíacos en un solo archivo en formato PDF.
Solo se considerarán las postulaciones que cumplan los requisitos establecidos, y las personas legalmente autorizadas para laborar en Guatemala.
Último día para postular 20 de agosto de 2025
Nos reservamos el derecho de cerrar la convocatoria de manera anticipada, si en el proceso de selección la vacante es cubierta antes del plazo establecido.