Administrador (a) Base en Cuilco Huehuetenango/2098


Duración : 43 meses (finaliza el 31/12/2022)
Fecha de inicio : Inmediatamente
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Gestionar y manejar la Tesorería de la Base de Huehuetenango en base al Manual de Tesorería de la Misión y directrices del Coordinador Administrativo Regional y Oficial de Finanzas, contabilizando las operaciones contables que de ésta se derivan y de las contrapartes que ejecutan en el área geográfica de la Base, verificando para el efecto que los justificantes de gastos y otros documentos de soporte cumplan con la normativa de AcH, respetando las normas fiscales y tributarias en vigor. Procesamiento y seguimiento financiero de los presupuestos que se ejecutan en la base de Huehuetenango en coordinación con el Oficial de Finanzas. Coordinar y presentar el archivo de gastos y fuentes de verificación según lineamientos otorgados por la Auxiliar de Archivo. Apoyar procesos y trámites administrativos y de RRHH, incluido entre éstos la gestión de pagos de servicios generales e insumos de operación de la Base.

 


Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivos Específicos:

Objetivo 1: Gestión Contable:

Actividades:

Bajo la supervisión del Oficial de Finanzas:

ü  Llevar actualizados diariamente los registros bancarios y de efectivo de la Base, con la debida codificación contable y financiera.

ü  Tareas que realizar en el sistema contable AGRESSO:

o   Gestiones de apertura y cierre contables mensuales en el sistema contable.

o   Macheo de cuentas transitorias.

o   Realización de ajustes.

ü  Solicitud de autorización de Líneas Financieras, Códigos contables, Códigos de Terceros, CAT 6, para habilitaciones en sistema contable AGRESSO.

ü  Enviar al Oficial de Finanzas los postback contables de manera semanal para realizar una revisión de la información previa carga a AGRESSO.  Aplicar en las ocasiones que aplique, las correcciones y reimputaciones que éste indique en los postback correspondientes para su posterior importación a AGRESSO.

ü  Remitir la contabilidad final validada en las versiones libro Excel y Postback de Agresso al Oficial de Finanzas y Contadora.

ü  Controlar los anticipos de cheques, velar por su pronta rendición y registro contable;

ü  Revisar y recopilar toda la información financiera-logística y técnica de transacciones bancarias de ACH e integrarla en forma cronológica por mes.

ü  Apoyar al equipo administrativo de la Base Guatemala en los procesos de auditoría.

 

Objetivo 2: Gestión de la Tesorería y Pagos:

Actividades:

ü  Leer, comprender y firmar la política de tesorería de la misión.

ü  Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) la emisión de transferencias económicas y/o cheques de acuerdo con las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos y servicios) de la misión/proyectos de la Base de Huehuetenango.

ü  Validaciones financieras de SP (solicitud de pedido) y Órdenes de Compra de la Base hasta un monto máximo de Q30, 000.00.

ü  Encargado/a de la emisión de cheques de pago y/o transferencias bancarias a proveedores según información de órdenes de compra y requerimientos de los proyectos y Base Huehuetenango.

ü  Responsable del inventario de formas en blanco de cheques de la Base, y solicitando la emisión de talonarios de cuentas oportunamente con el banco gestor.

ü  Realizar y/o coordinar con logística el depósito de efectivo recibido por concepto de anticipos, reintegros o pagos a proveedores.

ü  Efectuar los pagos de las Bases, efectuarlos según el plan de financiación en el país (CCP);

ü  Liberar oportunamente en la Banca Electrónica de G&T Continental los cheques emitidos (vaciado de cheques).

ü  Coordinar las solicitudes de transferencia de los fondos para alimentar las cajas y las cuentas bancarias de acuerdo con las reuniones de coordinación con los Jefes de Proyecto y Logística. Enviar al Coordinador Administrativo la solicitud final mensual de tesorería los días 3 de cada mes.

ü  Codificación contable de los soportes de gastos y colocación de sellos de pagado de acuerdo con el manual de tesorería de la misión.

ü  Elaboración y actualización del reporte de inconsistencias de dossieres según cada proyecto.

ü  Apoyar al personal de la Base en el trámite de apertura de cuentas bancarias.

ü  Llevar al día conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias a su cargo en Base, mantener como mínimo un saldo de Q.30,000.00 y enviar alertas al Coordinador Administrativo cuando se dé esta condición.

ü  Resguardar y ejecutar las cajas chicas que correspondan.

ü  El resguardo de un fondo de emergencia.

 

Objetivo 3: Gestión Financiera:

ü  Apoyo en el seguimiento presupuestario de los contratos de financiación de la base.

ü  Seguimientos a alertas, riesgos financieros que sean reportados por el Asistente Financiero y/o Coordinador Administrativo.

ü  Emisión de seguimientos presupuestarios de proyectos ejecutados en la Base, y enviar al jefe de proyecto.

ü  Gestión actualización general de fondos de los contratos de financiación.

ü  Análisis de ejecuciones presupuestarias.

ü  Reuniones mensuales de seguimiento financiero de los proyectos que se ejecutan en la Base de Huehuetenango.

ü  Coordinación de cierres financieros de proyectos con los jefes de proyecto ejecutados en la Base de Huehuetenango.

 

Objetivo 4: Gestión de las Contrapartes:

Actividades:

Cuando existan contrapartes ubicadas en el área geográfica de las Bases y en apoyo al Auxiliar Contable de Contrapartes:

ü  Revisar la contabilidad de contrapartes, habilitando libros contables, llevando un control contable de los anticipos y rendiciones de éstos. Revisión, validación e importación contable de la cofinanciación comprometida.

ü  Capacitar a las contrapartes de ACH en el sistema contable a reportar de acuerdo con los lineamientos y políticas contables de ACH.

ü  Recepción, revisión de archivos digitales/físicos e importar la contabilidad y reporte de gastos mensuales de los socios; la Contadora y el Coordinador Administrativo darán su aval financiero, retroalimentación o correcciones a realizar una vez revisados.

ü  Realizar los desembolsos a los socios de acuerdo con las instrucciones del Coordinador Administrativo.

ü  Apoyo cuando se requiera, de verificación de documentación física de contrapartes dentro y fuera del país.

 

Objetivo 5: Archivo Contratos de Financiación:

Actividades:

ü  Archivo mensual financiero de los libros de bancos y caja chica: mensualmente crear archivo físico de los libros de bancos y caja chica, y enviar a la Contadora en la fecha de envío de la contabilidad mensual. Solicitar a la Auxiliar de Archivo, el archivo digital de los contratos de financiación enviados de la Base.

ü  Archivo de contratos de financiación - departamento de Finanzas y Técnico: revisar, gestionar la subsanación de deficiencias que estén a su alcance, clasificar, y ordenar la documentación financiera, administrativa y contable por contrato de financiación, cada uno de éstos archivados por transacciones según importación de libros al sistema contable AGRESSO por libro contable.

ü  Rotular Leitz de contratos de financiación: preparar Leitz debidamente rotulados para cada uno de los contratos de financiación por mes, procurando emitir como mínimo cada mes los siguientes: libros de bancos y caja; se utilizará para el efecto el tipo de rotulación estipulado en el Manual de Archivo de Acción contra el Hambre – España. Un Leitz podrá sustentar la documentación de uno o más meses, de ser varios, deberá crear las pestañas y rotulaciones específicas indicando el período.

ü  En temas de archivo, la Auxiliar de Archivo será la persona referente en capacitarle, inducirle y resolver dudas y nuevos procedimientos.

 

Objetivo 6: Gestión de los aspectos fiscales y tributarios:

Actividades:

ü  Elaborar retenciones de Impuesto Sobre la Renta –ISR- a las facturas que de acuerdo con la legislación guatemalteca corresponde. Enviar las retenciones a proveedores en los tiempos oportunos según Ley.

ü  Solicitar a la Contadora la emisión de facturas especiales, para el efecto debe enviar soporte contable de los gastos efectuados: recibos comunes o documentos no contables y adjuntar DPI o pasaporte.

ü  Llevar la contabilidad de acuerdo con las normas fiscales y tributarias del país, armonizando los datos contables mensualmente de acuerdo con los lineamientos del Coordinador Administrativo y en casos necesarios, del Asesor Contable Externo.

ü  Cuando corresponda, emitir los formularios de pago de impuestos –ISR e IVA- en el portal www.declaraguate.com.gt, coordinar la revisión de éstos por parte de la Contadora.

 

Objetivo 7:  Apoyo en Gestiones y Trámites Administrativas y de los Recursos Humanos:

Actividades:

ü  Atención de planta telefónica

ü  Recepción de documentos varios enviados de la Base Capital a Base Huehuetenango relacionados directamente con RRHH para ser entregados a los interesados.

ü  Gestión de pedidos, compras y pagos de insumos de cafetería, limpieza, servicios generales de la Base.

ü  Elaboración, impresión, solicitud de firma, y envío de contratos de staff a destajo.

ü  Recepción de CV para procesos de reclutamiento, y posterior envío a oficial de RRHH.

ü  Apoyar en la impresión de evaluaciones para proceso de reclutamientos, así como pasar los test, tomar el tiempo, y posterior envío a oficial de RRHH a ciudad capital para su debida valoración.

ü  Apoyo en trámite de firma de fichas de salarios, prestaciones laborales, indemnizaciones, vouchers, transferencias, entre otros.

ü  Certificados de IGSS

ü  Impresión de cartas de constancia laboral y salarial, debidamente firmadas y selladas por oficial de RRHH.

ü  Elaboración y emisión de cartas para apertura de cuentas bancarias a staff de la Base.

ü  Apoyo en entrega de formularios para inscripción de Seguro médico y/o IGSS a staff y posterior envío a oficial de RRHH.

ü  Apoyo en entrega de carné de seguro o de identificación de Staff en ambas vías (staff – oficial de RRHH)

ü  Recepción de Timesheets de Staff para envío a oficial de RRHH a ciudad capital.

ü  Recepción de solicitudes de vacaciones de staff para envío a oficial de RRHH a ciudad capital.


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Formación:

Pensum Cerrado en las carreras de: Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Economía u otras afines a Ciencias Económicas.

Conocimientos técnicos específicos:

•    Conocimiento en manejo de tesorería

•    Conocimiento de gestión contable.

•    Conocimiento de legislación fiscal guatemalteca.

•    Conocimientos y experiencia en manejo contable y administrativo

•    Experiencia de al menos 4 años área administrativa

•    Dinamismo, iniciativa y flexibilidad en horario de trabajo

Experiencia previa:

Experiencia mínima de 4 años en puestos administrativos similares.

Cocimiento del sector humanitario:

 

No indispensable

Conocimiento de ACH

No indispensable

Idiomas:

Español e inglés intermedio

Ofimática y sistemas específicos:

Dominio de Windows, manejo de Office, principalmente Excel

Movilidad (nacional/ internacional)

Huehuetenango, Guatemala y cuando le sea requerido otros lugares del  interior de la República.


Nuestro paquete retributivo:

Se amplia información en durante el proceso.

Último dia para postular se 04 de Abril de 2019.

En su postuación deberá adjuntar carta de interés con Pretensión Salarial. 

 

 

 

 

 

 

 


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