Un (01) Archiviste Mission F/H/7161


Durée : 12 mois Renouvelable
Date de prise de poste : Immédiatement
Objectif général du poste

l'Archiviste Mission a pour objectif général de :

  • ü  Assurer la révision des documents comptables pour assurer leur bonne qualité et conformité des procédures internes ACF et bailleurs,
  • ü  Assurer l’archivage des documents comptables/Assister les auditeurs en cas de besoin.
  • ü  Consolidation (préparation du CD).

Principales responsabilités

Objectif 1. Révision des pièces comptables de toutes les bases y compris celle de la coordination

Activités :

  • Assurer que toutes les pièces comptables de toutes les bases sont envoyées régulièrement envoyées à la coordination.
  • Assurer que les pièces reçues sont complètes en comparaison avec l’impression saga du mois,
  • vérifier la qualité des pièces reçues, 
  • Se coordonner avec les bases pour les pièces qui seraient éventuellement manquantes, faire le suivi pour qu’elles soient complétées dans le meilleur délai.
  • Préparer le rapport des pièces manquantes par département
  • Contribuer au bon déroulement des audits en mettant à disposition des auditeurs le dossier de clôture du contrat audité accompagné des chronos de justificatifs classés correctement
  • Classer électroniquement les pièces comptables par codes budgétaires et par contrat bailleur à la clôture 
  • Préparer le dossier d’archivage de chaque contrat bailleur en vue de la préparation des audits.

 

Objectif 2. Assurer l’archivage des documents comptables/ suivi de l’archivage des bases et Assister les auditeurs en cas de besoin

Activités :

  • Assurer que les pièces comptables sont archivées suivant les normes ACF (par bailleurs et ligne budgétaire),
  • Assurer l’archivage électronique là où ça serait possible,
  • Assurer une bonne tracabilité des mouvements des documents physiques 
  • Veiller à un stockage propre et sécurisé des documents
  • Veiller à la sécurisation de l’accés aux differentes infrastructures prévues pour les archives
  • Prendre des initiatives pour une meilleure amélioration de l’archivage de la mission
  • Appuyer les Bases et les départements dans leur archivage (orientation/conseils)
  • Faire tous les deux mois une vérification des documents justificatifs générés par les départements (logistique et technique).
  • Scanner tous les documents le nécessitant
  • Tenir la base des données des documents scannés
  • veiller à la bonne gestion et sécurisation des dossiers archivés en garantissant un stockage propre et sécurisé des dossiers et à la sécurisation de l’accès aux données
  • Assurer la certification des documents à envoyer au siège ou aux bailleurs (ou leurs auditeurs),
  • Assurer la photocopie des pièces comptables à être envoyées aux auditeurs,
  • Disponibiliser les pièces sollicitées par les auditeurs ou le siège pour et leur reclassement,

 

Objectif 3. Consolidation (préparation du CD)

Activités : 

  • Consolider toute l’information du contrat générée par chaque département en suivant les critères justification du bailleur. 
  • Récupérer l’information générale et communication partenaire pour le rapport.

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

Formation

Formation dans le domaine d’administration, la science archivistique, comptabilité Finance.

Connaissances techniques spécifiques

Etre communicatif, dynamique et ordonné,

Avoir le sens de la responsabilité, s’avoir conduire une moto.

Expérience (Année)

1 à 2 ans d’expérience 

Habilitées demandées

Bon sens de l’organisation, bon sens de la planification, bonne capacité à communiquer, autonome et esprit d’initiatives.

Langues

Bonne maîtrise de la langue Françoise

Système d’information

SAGA, Word, Excel, POWER POINT

Mobilité demandée (local- national nationale/internationale

Participation à des ateliers et mobilité sur le terrain pour mission.


Notre paquet remuneratif

Salaire Brut annuel compris entre 4 617 932  et 6 224 170 FCFA, conformément au nouveau modèle de rémunération d’ACF Mali.





Action contre la faim s'engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l'exploitation et les abus sexuels, le manque d'intégrité et / ou l'inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.

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