l'Archiviste Mission a pour objectif général de :
- ü Assurer la révision des documents comptables pour assurer leur bonne qualité et conformité des procédures internes ACF et bailleurs,
- ü Assurer l’archivage des documents comptables/Assister les auditeurs en cas de besoin.
- ü Consolidation (préparation du CD).
Objectif 1. Révision des pièces comptables de toutes les bases y compris celle de la coordination
Activités :
- Assurer que toutes les pièces comptables de toutes les bases sont envoyées régulièrement envoyées à la coordination.
- Assurer que les pièces reçues sont complètes en comparaison avec l’impression saga du mois,
- vérifier la qualité des pièces reçues,
- Se coordonner avec les bases pour les pièces qui seraient éventuellement manquantes, faire le suivi pour qu’elles soient complétées dans le meilleur délai.
- Préparer le rapport des pièces manquantes par département
- Contribuer au bon déroulement des audits en mettant à disposition des auditeurs le dossier de clôture du contrat audité accompagné des chronos de justificatifs classés correctement
- Classer électroniquement les pièces comptables par codes budgétaires et par contrat bailleur à la clôture
- Préparer le dossier d’archivage de chaque contrat bailleur en vue de la préparation des audits.
Objectif 2. Assurer l’archivage des documents comptables/ suivi de l’archivage des bases et Assister les auditeurs en cas de besoin
Activités :
- Assurer que les pièces comptables sont archivées suivant les normes ACF (par bailleurs et ligne budgétaire),
- Assurer l’archivage électronique là où ça serait possible,
- Assurer une bonne tracabilité des mouvements des documents physiques
- Veiller à un stockage propre et sécurisé des documents
- Veiller à la sécurisation de l’accés aux differentes infrastructures prévues pour les archives
- Prendre des initiatives pour une meilleure amélioration de l’archivage de la mission
- Appuyer les Bases et les départements dans leur archivage (orientation/conseils)
- Faire tous les deux mois une vérification des documents justificatifs générés par les départements (logistique et technique).
- Scanner tous les documents le nécessitant
- Tenir la base des données des documents scannés
- veiller à la bonne gestion et sécurisation des dossiers archivés en garantissant un stockage propre et sécurisé des dossiers et à la sécurisation de l’accès aux données
- Assurer la certification des documents à envoyer au siège ou aux bailleurs (ou leurs auditeurs),
- Assurer la photocopie des pièces comptables à être envoyées aux auditeurs,
- Disponibiliser les pièces sollicitées par les auditeurs ou le siège pour et leur reclassement,
Objectif 3. Consolidation (préparation du CD)
Activités :
- Consolider toute l’information du contrat générée par chaque département en suivant les critères justification du bailleur.
- Récupérer l’information générale et communication partenaire pour le rapport.
Salaire Brut annuel compris entre 4 617 932 et 6 224 170 FCFA, conformément au nouveau modèle de rémunération d’ACF Mali.