Adjoint.te Coordinateur Administratif et Financier/7328


Durée : 12 Mois
Date de prise de poste : 15-Feb-2023
Objectif général du poste

Apporter un support à la gestion financière de la mission et assurer les objectifs financiers par délégation ou en remplacement du Coordinateur Administratif et Financier.


Principales responsabilités

Objectif 1 : Gestion financière

  • Rapports financiers : 

Appui le Coordinateur Administratif et Financier dans l’élaboration des rapports financiers (rapports intermédiaires et rapports finaux) en respectant les échéances posées dans les contrats de financement UE, ECHO, Bailleurs locaux ;

S’assurer du respect des procédures bailleurs pour chaque contrat de financement (seuils de flexibilité, éligibilité, délais etc.…) ; 

  • Suivi budgétaire

Elaborer des tableaux de bord nécessaires au pilotage financier et au suivi budgétaire de la mission ;

Analyser les écarts entre les prévisionnels budgétaires et les dépenses engagées ;

Distribuer les rapports de suivi budgétaire au niveau de la mission et signaler les corrections à faire s’il y a lieu à la comptabilité ;

S’assurer du respect des ratios de performance établis au départ des projets.

  • Planification

Participer à l’élaboration des budgets des projets de la mission ;

Obtenir du programme les prévisions des activités sur l’ensemble des projets et veiller à leur actualisation mensuelle ;

Attirer l’attention des chefs de projet sur les risques liés à la sous-consommation ou le dépassement des lignes budgétaires au-delà des seuils admis par le bailleur de fonds.

  • Intérim du Coordinateur Administratif et Financier

Assure l’intérim du Coordinateur Administratif et Financier en cas de l’absence de ce dernier.

  • Accompagner les Administrateur Financiers dans la gestion financière de leurs bases.

 

Objectif 2 : Gestion de la trésorerie

  • Préparation des demandes de trésorerie

Préparer les demandes de prévision de trésorerie pour Bamako ;

Envoyer les outils de planification (Donor Contract) aux bases pour préparation des prévisionnels ;

Relancer les bases pour l’envoi des prévisionnels de trésorerie dans les délais ;

Poster toutes les planifications dans le système ;

Transmettre dans les délais les demandes de trésorerie (cash request) au siège ;

Codifier tous les nouveaux contrats ;

Intégrer tous les nouveaux contrats dans le eFMT.

  • Suivi de la trésorerie de la mission

Collecter les soldes des comptes bancaires et cash de la mission en vue des demandes des fonds ; 

Veiller à la disponibilité des fonds sur les bases et communiquer constamment avec les admin bases pour prévenir toute rupture de fonds ;

Préparer le cash-flow (le fichier du M1) et le partager avec le siège;

Pour la gestion des comptes bancaires, procéder à la mise à jour des signataires des différents comptes ;

Veiller au respect des impératifs comptables de la mission et à la clôture mensuelle et annuelle de la comptabilité.

Accompagner les Administrateur Financiers dans le suivi de la trésorerie

 

Objectif 3 : Tenir la comptabilité des bases en cas d’absence du titulaire

  • Veiller à obtenir les autorisations nécessaires avant de procéder aux paiements ;
  • Tenir les journaux appropriés pour les enregistrements des écritures comptables ;
  • Procéder aux clôtures comptables hebdomadaire et mensuel ;
  • Effectuer les rapprochements bancaires en fin de mois ;
  • Supervision du caissier archiviste.

 

Objectif 4 : Participer à la préparation des audits  

  • Prépare les documents bancaires nécessaires ;
  • Participe activement à la mise en place de la nouvelle politique d’archivage d’ACF-E en lien avec le Responsable Contrôle Interne et l’équipe Finance ; 
  • Assure aussi l’archivage spécifique des comptabilités papier et électronique des partenaires ;

 

Objectif 5 : Formation et contrôle base

  • Former les équipes admin/fin base sur les outils financiers ;
  • Contrôler l’application des procédures comptables et financières sur les bases ;
  • Contrôle la mise en place de la politique d’archivage sur les bases ;
  • Contrôle la mise en place des procédures propres au bailleur pour les contrats les concernant ;

 

Objectif 6 : Gestion des partenaires

  • Sup la Chargée des partenaires dans la gestion des partenaires ;
  • Participer à l’évaluation des partenaires de mise en œuvre
  • Participer au contrôle et à la formation des partenaires
  • Proposer des solutions pour une meilleure gestion des partenaires et une minimisation des risques financier.

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

Instruction : Niveau d’études/diplôme spécifique/ 

Formation en comptabilité, Contrôle de gestion, Administration Finances, niveau Bac + 4 ou 5

Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:

Gestion budgétaire ;

Aptitudes à renforcer des capacités ;

Analyse financière ;

Maitrise de AGRESSO est un atout ;

Expérience préalable nécessaire:

Expérience professionnelle de 5 ans minimum dans la gestion Financière avec les ONGI

Habilitées demandées

Autonome et capable de s’adapter aux imprévus ;

Maitrise des procédures bailleurs (ECHO, UE, UN…) ;

Habilité en Management d’équipes ;

Sens des priorités et travail en équipe.

Langues

Français courant. Anglais souhaité.

Programmes informatiques requis:

Maîtrise de l’outil informatique, pack office

Mobilité demandée (local- national - international) et fréquence des voyages 

Grande mobilité nationale et internationale pour des ateliers ou formation


Notre paquet remuneratif

Conformément au nouveau modèle de contribution V4 de l'organisation, le titulaire du poste percevra un salaire NET  compris entre 1 000 000 FCFA mensuel et 1 500 000 FCFA / mensuel.



Action contre la faim s'engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l'exploitation et les abus sexuels, le manque d'intégrité et / ou l'inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.

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