L’objectif principal du Responsable Support basé à Mopti, est d’assurer principalement le fonctionnement des aspects administratifs, financiers et logistiques du projet à Mopti, selon les procédures ACF et du bailleur de fond, pour permettre une bonne mise en œuvre du projet PROPEL Adapt. Il assure la coordination et la gestion de l’information support avec les départements supports de la mission.
Il/ Elle travaille sous la supervision directe du Chief Of Party et en lien fonctionnel avec la coordination support de Bamako.
Objectif 1. Assurer le suivi administratif et financier du projet conformément aux procédures ACF et du bailleur (70%)
- Contrôler l’éligibilité des factures (conformité avec la demande d’achat, mentions obligatoires...) selon les procédures ACF et normes USAID ;
- Tenir la comptabilité de la base au jour le jour, en conformité avec les règles de comptabilité internationales et les procédures ACF-E en vigueur (FMT, Journaux)
- Faire un suivi des avances ouvertes.
- Assurer la clôture de la comptabilité mensuelle sur la base, conformément aux procédures ACF en place sur la mission et s’assurer de son envoi sous format électronique pour le 30 ou 31 du mois M au plus tard sur Bamako ;
- Assurer le suivi budgétaire Propel avec les outils financiers ACF (DC ; CCP ; eFMT)
- Assurer la mise à jour du CCP de la base ;
- Tenir des réunion eFMT avec toute l’équipe Propel de la base.
- Suivre avec les partenaires locaux les modalités financières, budgétaires et RH dans le cadre des projets mis en place conjointement
- Suivre et contrôler avec les partenaires les aspects financiers, budgétaires et RH des conventions et accords de partenariat
- Participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés
- Capitaliser au niveau de la base sur toutes les pratiques innovantes en matière financière, budgétaire dans le cadre des partenariats
- Assurer l’approvisionnement du coffre, de la caisse sur la base et sous base, en conformité avec les règles de sécurité relatives à la gestion des fonds ;
- Autoriser les dépenses en fonction du prévisionnel de trésorerie mensuelle validée par la coordination ;
- Vérifier que les dépenses prévisionnelles des chefs de projets cadrent avec le budget de leur projet ;
- Vérifier que les coûts intégrés dans le plan d’affectation et les suivis budgétaires sont conformes à la réalité.
Objectif 2 : Assurer la Gestion Logistique de Propel ADAPT ( 20%)
Achats :
- Organiser et coordonner les achats terrain et s’assurer que les procédures internes du Kit Log ACF et des procédures sont respectées (Suivi des Achats, règles d’achat, demandes de dérogations, etc.);
- Assurer le suivi de commande et son actualisation régulière;
- S’assurer que les demandes d’achats et les commandes respectent bien les spécifications techniques demandées;
- Sélectionner des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’organisation.
Transport :
- S’assurer que les transports du matériel respectent les procédures ACF;
- Organiser l’expédition des kits et intrants sur les zones d’intervention;
- Assurer le suivi des mouvements des véhicules
Gestion du stock :
- Recevoir et valider les demandes de sortie stock ; établir des demandes de sortie de stock base supérieur si besoin;
- S’assurer d’un bon entreposage des articles,
- S’assurer du respect des procédures de stock selon le kit log : gestion de stock physique et administratif;
- Réceptionner les intrants selon les procédures du kit log, signer les bons de livraison des intrants et autres items distribués.
Gestion des équipements :
- Assurer le suivi de la liste des équipements et des inventaires dans base
- Supervision de la bonne gestion du parc automobile : maintenance, entretien, log books, etc.
- Conception et suivi du planning quotidien et hebdomadaire des mouvements
- Conception et suivi du planning des entretiens des voitures, moto et des générateurs
- Assurer et éditer le suivi consommations des véhicules et générateurs
- Création d’une fiche d’identification pour chaque nouvel équipement
- Création de fiche d’allocation temporaire on avant de donner les Equipment
- Supervision de la bonne marche du parc informatique et information de l’IT en cas de problème.
Objectif 3 : Apporter un appui dans la gestion administrative des équipes Propel ( 10%)
- Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec la coordination RH de Bamako.
- Faire le lien avec les services locaux en matière de travail pour les dossiers du personnel.
- Relayer les informations à la Coordination RH et assurer l’interface entre le département RH et les équipes pour les questions RH et l’organisation des déplacements (réservation sur les vols).
- Remonter les problèmes d’ordre administratif et des ressources humaines à la coordination.
Conformément à la grille salariale d'ACF.