Acción Contra el Hambre

 Objectif 1: Assurer la Gestion des mouvements aériens du personnel

• Gérer les réservations, confirmations, modification et annulation des vols sur l’ensemble de la mission conformément à la politique de gestion des vols en vigueur.
• Evaluer et faire régulièrement des analyses comparatives des prix et promotion des billets proposés par les agences des voyages et en discuter avec le coordinateur RH
• Assurer la collecte des titres de voyages et les archiver dans le dossier individuel des concernés (billet d’avion, Baoding pass , facture..)
• Suivre les paiements des agences de voyages et remonter les problèmes et difficultés rencontrées.
• Point focal de la mission sur la gestion des vols humanitaires UNHAS et ECHO FLIGHT (mise à jour de la liste des bénéficiaires, gestion et suivi des paiements, participer aux réunions et faire rapport au coordinateur RH)
• Faire la réservation des vols UNHAS conformément aux règles UNHAS et ACF et prévenir les no show.
• Mettre à jour et partager quotidiennement le tableau de suivi des mouvements aériens nationaux et internationaux à la liste de diffusion mission et vérifier toujours que le département Logistique a bien enregistré les mouvements pour l’aéroport.
• Organiser les hébergements à la ghest pour les visiteurs à Bamako en mettant à jour le plan d’occupation de la guest puis communiquer aux habitants de la ghest sur les hébergements prévus) ou réserver l’hôtel en cas de non-disponibilité des chambres à la Ghest. 
• Se Coordonner avec les Admin RH des bases pour les visiteurs venant de Bamako.
• Veillez au respect des règles liées à l’avance des billets d’avions des expatriés (ne pas accorder des exceptions sans validation du Coordinateur RH).
• Veillez au respect du procédures UNHAS et Echo flight.
• Etablir les ordres de mission et soumettre à la validation du Coordinateur RH.
• Procéder à l’archivage physique et électronique de ordres de mission.
• Veillez à la validation des mouvements aériens avant de procéder aux réservations.

 Objectif 2 : Assister à la gestion Administrative du personnel expatrié 

• Préparer mensuellement les perdiem, frais de vie et enveloppe SECU du personnel expatrié
• Editer les fiches de remboursement des frais et droits du personnel expatrié (cout supplémentaire billet d’avion break, frais scolaires, frais aéroportuaires, frais des vaccinations…)
• Mettre à jour mensuellement la data suivi personnel expatrié et partage avec la coordination RH
• Gérer les réservations d’hôtels pour les visiteurs et s’assurer du paiement des factures après l’hébergement.

Objectif 3 : De l’archivage et la documentation du département RH

• Créer et mettre régulièrement à jour les dossiers physiques du département RH en coordination avec le Responsable de recrutement et Chargé d’Administration.
• Numériser régulièrement tous les dossiers du personnel de la mission
• Numériser l’ensemble des justificatifs des payements RH (bulletins, impôts, cotisations et taxes…), par base et par mois
• Avant de procéder à l’archivage, s’assurer de la qualité des pièces reçues des bases

            Tenir à jour la base des données check-list archivage par base et faire le rapport à qui de droit

• Veiller à la transmission des archives RH de la base à la coordination RH (contrats, bulletins, les preuves des paiements taxes, cotisation et impôts)
• S’assurer que toutes les pièces RH à intégrer dans le système d’information HRIS existent et mettre à jour régulièrement.
• Rapporter mensuellement à sa hiérarchie sur l’état général d’archivage et documentation du département RH

Niveau d’études/diplôme spécifiques/ 

BTS ou Licence en administration, gestion des Ressources Humaines ou dans un domaine similaire.

Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:

Connaissance de la gestion des archives, communication efficace puis organisation et planification.

Expérience préalable nécessaire:

Minimum 2 à 3 ans d’expériences dans la gestion des voyages aériens.

Habilitées demandées

Force de proposition, confidentialité, honnêteté, flexibilité, proactivité , esprit d’initiative.

Langues

Bon niveau en français. 

Programmes informatiques requis:

Pack Office : très bonne maitrise