Action contre la faim est une organisation non gouvernementale internationale à but non lucratif créée en 1979. Elle est privée, non politique et non religieuse. Son objectif est de combattre la faim et les situations dangereuses qui menacent les femmes, les hommes et les enfants. Actuellement, 500 expatriés et plus de 5 000 employés travaillent pour Action contre la faim dans plus de quarante-six pays, pour des projets couvrant nos quatre axes de travail : l’alimentation, la santé, la sécurité alimentaire et la gestion de l'eau et du système sanitaire.
OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE
L’Administrateur.trice FIN & COMPTA aura en charge d’assurer la Gestion Financière de la base ainsi que l’archivage des différents départements de la base dans le respect des procédures définies pour la mission et des règles d’Action contre la Faim.
Il/elle aura aussi en charge d’assurer le meilleur soutien aux programmes implémentés à HEC en ligne hiérarchique avec le Coordinateur Terrain du HEC et en ligne fonctionnelle avec les départements Admin/Fin à Nouakchott
Objectif 1. Assurer la comptabilité de la base
- Diffuser et veiller au respect des procédures comptables ;
- Garantir l’exhaustivité et l’exactitude des écritures passées et de la bonne imputation budgétaire des dépenses ;
- Superviser et valider tous les paiements par chèque bancaire et passer les écritures nécessaires aux transactions des POSTBACKS correspondants ;
- Garantir l’exactitude des caisses et banques ;
- Clôturer la comptabilité mensuelle de la base ;
- Garantir la transmission dans les temps des informations comptables à la capitale ;
- Transmettre les informations utiles à la bonne imputation budgétaire des dépenses et contrôler les imputations ;
- Contrôler physiquement les caisses ;
- Contrôler la mise à jour des POSTBACKS des toutes les transactions de l’antenne chaque mois dans le système en ligne d’AGRESSO avant le postage ;
- Créer les codes suppliers des nouveaux fournisseurs de la base dans AGRESSO ;
Objectif 2. Assurer la gestion de la trésorerie de la base
- Superviser la mise en œuvre et le respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management Policy) sur l’antenne ;
- Garantir la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage ;
- Superviser l’autorisation et la mise en paiement des demandes d’achat cohérentes avec le prévisionnel mensuel de l’antenne ;
- Apporter au Coordinateur Financier les éléments sur le contexte de l’antenne susceptibles d’impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds ;
- Collecter et compiler les prévisionnels de dépenses mensuels de chaque département via la mise à jour de l’outil FMT dernière version envoyé par le Responsable du Département Financier ;
- Recueillir les demandes d’avances de trésorerie sur les budgets non signés (Z2), vérifier leurs justifications par rapport aux règles Action contre la Faim et transmettre les informations au Responsable du Département Financier ;
- Proposer le cas échéant le choix d’un établissement bancaire, s’assurer de sa solvabilité et fiabilité, assurer la relation avec l’établissement, suivre les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes et d’ajout de signatures selon les procédures Action contre la Faim
Objectif 3. Suivi budgétaire
- Consolidation des prévisions de BFU et envoi à la coordination ;
- Vérifier que les dépenses prévisionnelles des chefs de projets cadrent avec le budget de leur projet ;
- Vérifier que les coûts intégrés dans le CCP et BFU du FMT sont conformes à la réalité ;
- Participer à la construction des budgets ;
- Informer la coordination nationale de tous besoins de ré-imputation à travers le fichier des affectations mensuelles ;
- Demander l’autorisation de la coordination pour tout dépassement budgétaire non prévu dans le prévisionnel, ou pour toute autre dérogation aux procédures ACF-E demandée par un responsable programme
Objectif 4. Suivi et coordination des activités Admin Fin, et Archives de la base
- Suivre et analyser les indicateurs financiers, produire des recommandations et alerter pour optimiser la réponse Financière sur la base ;
- Apporter un soutien aux chefs de projets dans l’évaluation de leurs besoins admin fin ;
- Apporter un soutien, une supervision et un contrôle de la mise en œuvre opérationnelle des politiques, procédures et décisions FIN en lien avec l’Assistant(e) Admin Fin ;
- Apporter un soutien, une supervision et un contrôle de l’archive de la base avec un suivi des procédures et livrables Archives en lien avec l’Assistant(e)Archives
Objectif 5. Mettre en œuvre et assurer le suivi de la collaboration et la coordination financière et budgétaire avec les partenaires de la mission
- Mettre en œuvre et suivre avec les partenaires locaux les modalités financières, budgétaires dans le cadre des projets mis en place conjointement ;
- Suivre avec les partenaires les aspects financiers, budgétaires des conventions et accords de partenariat et veiller à l’archivage des documents ;
- Superviser et contrôler le respect des engagements d’Action contre la Faim et des partenaires sur les aspects financiers, budgétaires, et archivages ;
- Participer au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés ;
- Capitaliser au niveau de la base sur toutes les pratiques innovantes en matière financière, budgétaire, et archives dans le cadre des partenariats
Objectif 6. Encadrer, accompagner et superviser son équipe composée d’Assistant(e)s Finance et Archives
- Définir les besoins de Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe ;
- Elaborer les fiches de poste de son équipe ;
- Assister au recrutement de son équipe ;
- Valider les PAI de son équipe ;
- Sensibiliser son équipe sur les politiques de ACF ainsi que les règles éthiques et déontologique et les procédures ACF Admin Fin, et archives ;
- Management quotidien de son équipe en supervision directe composée d’Assistant(e) Admin Fin et Assistant(e) Archives (animation, suivi, motivation …) ;
- Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels ;
- Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
- Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail de son équipe ;
- Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe
Connaissances préférables :
- BAC + 3 Formation en Administration Finance
Connaissances Spécifiques / Techniques souhaitables :
- Comptabilité avec logiciel comptable (AGRESSO)
- Plan comptable - codes budgétaires et comptables, livre de caisse et de banque,
- Gestion & Management d’équipes /Gestion Budgétaire.
- Connaissance de base sur les règles et procédures archivages ACF serait un plus.
- Maitriser les axes stratégiques d’Action contre la faim est un atout
Connaissances informatique souhaitables en :
- Excellente maîtrise du pack Office
- Maitrise d’AGRESSO
- Kit Fin de Action contre la Faim
- Système d’archivage
Expérience :
- Expérience professionnelle d’au moins 2 ans sur un poste similaire
Habilitées demandées :
- Grande capacité organisationnelle et sens de la planification
- Grand sens de la communication
- Grande capacité d’autonomie, d’adaptation et d’écoute
- Esprit de synthèse et d’analyse, bonnes capacités rédactionnelles
Langues :
- Français : courant
- Maitrise de l’anglais est un atout
- La connaissance des langues locales est fortement recommandée (hassaniya, soninké, pular, bambara, Tamachek)
Mobilité du poste :
- Le poste de travail est basé dans le Hodh El Charghi.
- Déplacement en capitale au besoin et possibilité de formations au niveau national.
Nous proposons une incorporation immédiate dans une Organisation dynamique d’envergure internationale incluant les conditions contractuelles suivantes :
- Contrat à Durée Déterminée
- Début : le plus tôt possible
- Durée : 12 mois (avec possibilité de renouvellement)
- Département : Finance
- Base : Hodh El Chargui
- Les frais de transport jusqu’à la base pris en charge par l'organisation.
- Assurance Santé à hauteur de 100% pour vous et vos ayant-droits
- Prime pour les deux grandes fêtes Religieuses (Tabaskie et Korité)
- Prime d’Installation
- Prime d’éloignement
- Prime de fidélisation
COMMENT POSTULER
1/ DOCUMENTS
Dans les dossiers de candidatures seuls un Curriculum Vitae actualisé et une lettre de motivation (Version PDF) doivent être attachés en pièce jointe avec les e-mails et téléphone d’au minimum 03 référents - comprenant les supérieurs hiérarchiques précédents ainsi que le dernier responsable des ressources humaines (RH).
2/ TRANSMISSION/DELAI
Déposer le dossier COMPLET de candidature avant le 28/10/2024 à 23h59
NOUS CONSIDERERONS LES CANDIDATURES REÇUES SUR NOTRE SYSTEME DE CANDIDATURES EN LIGNE.
Action Contre la Faim se réserve le droit de clôturer le processus de sélection avant la date de fin de dépôt des candidatures si le profil recherché est trouvé.
Les candidats retenus seront contactés par téléphone.
Action Contre la Faim encourage les candidatures féminines et les personnes VIVANT AVEC un handicap.
Action Contre la Faim est une organisation qui applique la tolérance Zéro pour tout cas de PSEA et son personnel s'engage à adhérer à une politique de Safeguarding.